7 tips untuk mengembangkan komunikasi internal
Efektivitas komunikasi internal Anda bergantung pada di mana, bagaimana, dan kapan anda berkomunikasi secara langsung. berikut 7 tips agar komunikasi internal lebih baik. .
1. Tentukan media komunikasi internal terbaik dan topik yang akan didiskusikan
Komunikasi memiliki banyak bentuk: secara langsung, melalui email, intranet, pesan instan, tetapi juga ada pada platform manajemen kerja. Agar komunikasi anda dapat berjalan seefektif mungkin, pastikan untuk mengikuti panduan komunikasi perusahaan dan dapatkan informasi yang benar di tempat yang tepat.
Mampu mengidentifikasi saluran komunikasi yang tepat sangat penting dalam rencana komunikasi internal Anda. Perusahaan Anda tentunya memiliki beberapa alat komunikasi internal ; mampu menentukan yang paling cocok dalam setiap situasi merupakan hal yang lebih penting. Hal ini mengenai alat apa yang paling tepat untuk mengirim pertanyaan atau menulis komentar? Apakah Anda perlu berkomunikasi dalam waktu real atau apakah dengan hanya mengirim pesan tertunda sudah cukup?
Jika masih bingung, jangan ragu untuk meminta anggota tim atau manajer untuk memberi tahu Anda di saluran mana untuk mengirim jenis pesan ini atau lainnya. Sangat penting bagi setiap orang untuk berada pada gelombang yang sama. Berikut adalah beberapa media komunikasi internal yang paling berguna untuk tim anda:
- Microsoft Teams
- Gmail
- Zoom
2. Kembangkan kemampuan Anda untuk berkomunikasi dengan baik
Kolaborasi adalah dasar dari kerja sama tim yang efektif di perusahaan besar maupun kecil. Untuk mengembangkan keterampilan kolaborasi tim yang kuat , Anda perlu membangun komunikasi internal yang terbuka dan jujur. Ini tidak berarti selalu menyetujui segala hal, mengetahui cara menyatakan ketidaksetujuan dan mengembangkan argumen untuk menjelaskan sudut pandang yang berbeda sama pentingnya untuk kolaborasi yang sehat.
Kolaborasi dan keterampilan komunikasi internal sedikit mirip dengan paradoks ayam dan telur (mana yang lebih dulu?): berkomunikasi secara efektif adalah kunci untuk kolaborasi yang baik, tetapi, pada saat yang sama, mengetahui cara berkolaborasi merupakan dasar untuk membangun komunikasi internal yang baik.
Lebih tepatnya, berhati-hatilah dari waktu ke waktu untuk mengembangkan keterampilan Anda dalam hal kolaborasi, tetapi juga komunikasi antarpribadi. Anda secara bertahap akan berhasil meningkatkan kolaborasi tim dan akan lebih mampu mengirimkan informasi atau pendapat di tempat kerja Anda, secara fisik atau jarak jauh. Komunikasi internal yang jujur akan memfasilitasi pertukaran ide harian Anda.
3. Jika memungkinkan, utamakan percakapan tatap muka
Untuk menghindari miskomunikasi, tidak ada yang lebih baik daripada percakapan tatap muka. Jika tim Anda bekerja dari jarak jauh, pertimbangkan untuk menyelenggarakan rapat video. Komunikasi tatap muka menjadi lebih penting ketika Anda menduga bahwa suatu diskusi mungkin sulit, karena selalu sulit untuk menggunakan nada yang tepat dalam menulis. Idealnya, sebaiknya anggota tim Anda dapat melihat ekspresi wajah dan bahasa tubuh Anda.
Jika tim Anda terdesentralisasi atau bekerja dari jarak jauh, jangan ragu untuk mengatur panggilan telepon, bukan konferensi video. Kelelahan dengan konferensi video ini nyata, dan dapat sangat memperumit kolaborasi dan komunikasi antarpribadi, terutama ketika anggota bekerja dari jarak jauh. Satu panggilan video dapat mengurangi ketegangan mata, sekaligus memungkinkan Anda mendengar dengan jelas suara dan nada setiap rekan kerja Anda.
4. Jangan abaikan bahasa tubuh dan nada suara Anda
Komunikasi bukan hanya tentang kata-kata Anda dan artinya, tetapi tentang bagaimana Anda mengekspresikan diri Anda secara umum. Pastikan Anda tidak menyilangkan tangan atau terlihat terlalu tiba-tiba. Bahasa tubuh Anda seringkali tidak ada hubungannya dengan situasi yang Anda alami saat itu: kelelahan atau stres yang disebabkan oleh suatu peristiwa dalam kehidupan pribadi Anda dapat mempengaruhi perilaku Anda.
Namun, pertimbangkan bahwa anggota tim Anda mungkin (jika tidak pasti) tidak mengetahui keadaan batin Anda. Oleh karena itu, mereka mungkin melihat tindakan Anda dengan sangat berbeda dan berpikir bahwa Anda marah atau kesal tentang suatu situasi.
Untuk menghindari transmisi sinyal yang tidak diinginkan, terutama selama percakapan yang sulit, cobalah menggunakan bahasa tubuh dan ekspresi wajah yang netral.
5. Pilihlah komunikasi internal yang terbuka dan harmonis
Komunikasi dari bawah ke atas, komunikasi dari atas ke bawah atau komunikasi silang: dalam hal komunikasi, mendengarkan sama pentingnya dengan berbicara. Untuk berintegrasi ke dalam tim Anda dan bekerja dalam semangat kolaborasi yang sehat, Anda tidak boleh memaksakan ide Anda secara sistematis, tetapi juga tahu cara mendengarkan ide kolaborator Anda.
Singkatnya, dua jenis utama mendengarkan dapat dibedakan : mendengarkan sambil memikirkan jawaban yang akan Anda rumuskan dan mendengarkan sambil mencoba memahami orang lain sebaik mungkin. Jika mendengarkan adalah tentang mengantisipasi tanggapan Anda, maka Anda berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya, bukan pada pesan kolaborator Anda. Mengadopsi jenis mendengarkan ini dapat menyebabkan Anda kehilangan informasi penting tertentu, dengan risiko mengulangi kata-kata lawan bicara Anda.
Alih-alih, cobalah untuk mendengarkan untuk memahami: perhatikan pesan yang coba disampaikan lawan bicara Anda kepada Anda, tanpa memikirkan apa yang akan Anda jawab. Jika Anda memikirkan sesuatu yang tidak ingin Anda lupakan, tuliskan sehingga Anda dapat langsung fokus pada apa yang dikatakan kolaborator Anda , alih-alih berusaha dengan sia-sia untuk mengingat apa yang ingin Anda katakan selanjutnya.
6. Tetap berpegang pada fakta, lupakan mitos dan desas-desus
“Fakta vs. cerita” adalah teknik yang dianjurkan oleh Diana Chapman, co-founder dari Conscious Leadership Group. Fakta menunjukkan peristiwa apa pun yang benar-benar terjadi, yang dapat dibuktikan oleh setiap karyawan yang hadir. Di sisi lain, kesaksian mengacu pada interpretasi Anda sendiri tentang situasi tersebut.
Mari kita ambil contoh: manajer Anda memberi umpan balik langsung tentang pekerjaan Anda, selama rapat tim kecil. Itu fakta. Anda tidak mengharapkan umpan balik ini: Anda berpikir bahwa manajer Anda mengambil kebebasan untuk menyampaikan komentarnya kepada Anda di depan kolega Anda, karena dia tidak puas dengan pekerjaan Anda dan ingin bertemu dengan Anda dalam wawancara pribadi. Ini adalah mitos (atau kesaksian): memang, Anda tidak memiliki cara untuk mengetahui apakah asumsi Anda benar atau tidak.
Kesaksian tidak dapat dihindari: kita semua membuat cerita dari fakta. Namun, cobalah untuk membedakannya dan hindari hanya mengandalkan desas-desus, kecuali Anda dapat memberikan bukti kebenarannya. Untuk melanjutkan contoh kami, Anda dapat berbicara dengan manajer Anda selama wawancara pribadi berikutnya dan bertanya mengapa dia memilih untuk memberi Anda umpan balik selama rapat tim.
7. Pastikan Anda berbicara dengan orang yang tepat
Komunikasi internal yang efektif adalah tentang siapa yang Anda ajak bicara dan apa yang Anda katakan. Jika Anda berbicara dengan orang yang salah atau mengirimkan informasi dalam konteks yang tidak pantas, upaya Anda akan sia-sia dan pesan Anda akan terlupakan.
Untuk menghindari jebakan semacam ini, pastikan Anda memiliki kolaborator yang tepat di sekitar Anda atau kirimkan pesan Anda ke orang yang tepat. Anda ragu, Anda ragu dengan penerima yang sesuai? Cobalah untuk mengidentifikasi semua pemangku kepentingan utama dalam proyek Anda yang benar-benar perlu dijangkau oleh informasi tersebut.